Как голосовые ИИ-роботы помогают автоматизировать обработку звонков в сфере HR и подбора персонала

Компании, которые активно занимаются подбором персонала, ежедневно получают десятки и даже сотни откликов на вакансии. Также соискатели часто сами звонят или пишут работодателю, чтобы узнать условия и другие подробности.

Если HR-специалисты обрабатывают такой поток обращений вручную, то у них уходит на это очень много времени. Кроме того, в процессе подбора персонала неизбежно возникают и другие сложности. Рассмотрим основные из них.

Пропущенные звонки от кандидатов

Соискатели нередко звонят работодателю, чтобы уточнить детали вакансии, задать вопросы о графике, зарплате или условиях работы. Также кандидаты могут обращаться, чтобы узнать статус своей заявки или предложить свою кандидатуру.

Однако HR-специалисты не всегда могут ответить на каждый входящий звонок. Рекрутер может быть занят разговором с другим кандидатом, проводить собеседование или выполнять другие рабочие задачи.

Кроме того, многие соискатели звонят вечером или в выходные дни. В этих случаях их звонок остаётся без ответа.

В итоге, часть потенциальных сотрудников просто не получает обратной связи от компании. Некоторые кандидаты могут попробовать связаться повторно, но многие уходят к другим работодателям, которые отвечают быстрее.

Таким образом, пропущенные звонки могут приводить к потере подходящих специалистов ещё на самом раннем этапе подбора.

Нерелевантные отклики и слабая первичная обработка заявок

После публикации вакансии компании часто получают большое количество откликов. Однако далеко не все кандидаты соответствуют требованиям позиции.

Чтобы понять, подходит ли соискатель для следующего этапа отбора, HR-специалисту необходимо связаться с кандидатом, задать базовые вопросы и уточнить ключевую информацию: опыт, навыки, ожидания по зарплате и др.

Когда откликов много, такая первичная коммуникация занимает много времени. Рекрутеру приходится последовательно связываться с каждым соискателем и проводить однотипные короткие интервью.

Из-за высокой нагрузки часть откликов может обрабатываться с задержкой. Пока HR-специалист медленно связывается с одними соискателями, другие уже теряют интерес к вакансии или принимают предложение от других компаний.

Высокая нагрузка на HR-специалистов и рост затрат

Значительная часть рабочего времени рекрутеров уходит на однотипные задачи, связанные с коммуникацией с соискателями.

К таким задачам относятся:

• первичные звонки кандидатам после отклика;
• уточнение базовой информации о кандидате;
• приглашения на собеседования;
• согласование даты и времени встречи;
• напоминания о предстоящем собеседовании;
• ответы на типичные вопросы о вакансии и бизнесе работодателя.

Рекрутеры перегружены рутинной работой и не всегда могут уделить достаточно внимания более сложным задачам, например, качественной оценке кандидатов или более тщательной работе с наиболее перспективными соискателями.

Кроме того, при росте количества вакансий компаниям нередко приходится расширять HR-команду или привлекать дополнительные ресурсы для обработки звонков и откликов. Это увеличивает расходы на подбор персонала и содержание сотрудников.

---

Чтобы сократить нагрузку на HR-специалистов и ускорить обработку кандидатов, компании всё чаще начинают автоматизировать часть коммуникаций с соискателями. Один из инструментов, который используется для этого, – голосовые ИИ-роботы.

Как голосовой ИИ-робот помогает решать задачи HR и подбора персонала

Голосовой ИИ-робот может выполнять разные задачи: от первичного контакта с кандидатами до напоминаний о собеседованиях и обработки входящих звонков.

Робот работает по заранее настроенным сценариям и может автоматически взаимодействовать с кандидатами по телефону, задавать необходимые вопросы и передавать информацию HR-специалистам.

Рассмотрим несколько типичных сценариев использования голосового ИИ-робота в сфере подбора персонала.

Исходящие звонки кандидатам и первичная квалификация

Один из наиболее распространённых сценариев – автоматический звонок кандидатам, которые откликнулись на вакансию.

После получения отклика робот может сам связаться с соискателем и провести короткий первичный опрос. 

Его задача: уточнить базовую информацию о кандидате и определить, соответствует ли он основным требованиям вакансии.

Во время такого разговора голосовой AI-помощник может:

• подтвердить, что кандидат действительно откликался на вакансию;
• уточнить опыт работы;
• задать вопросы о графике и формате занятости;
• узнать зарплатные ожидания;
• передать данные о соискателях в систему заказчика.

Это позволяет HR-специалистам быстрее получить информацию о кандидатах и сосредоточиться на работе с наиболее подходящими соискателями.

Пример диалога

— Здравствуйте! Вы оставляли отклик на вакансию кладовщика. Удобно сейчас ответить на несколько коротких вопросов?

— Да.

— Подскажите, пожалуйста, есть ли у вас опыт работы на складе?

— Да, около двух лет.

— Спасибо. Уточните, пожалуйста, готовы ли вы работать по графику 2/2?

— Да, такой график подходит.

— Отлично. Я передам ваши ответы рекрутеру, и он свяжется с вами для следующего этапа отбора.

Обработка входящих звонков от кандидатов

Кандидаты нередко сами звонят работодателю, чтобы уточнить информацию о вакансии или предложить свою кандидатуру.

Голосовой ИИ-робот может обрабатывать такие входящие звонки автоматически, десятки и даже сотни обращений одновременно, в любое время суток, в выходные и праздники. 

Он отвечает на типичные вопросы кандидатов, предоставляет базовую информацию о вакансии и при необходимости собирает данные о соискателе для передачи HR-специалисту.

Во время разговора голосовой ИИ-робот может:

• рассказать основные условия вакансии (график, требования, зарплата);
• ответить на типичные вопросы кандидатов;
• предложить оставить заявку на вакансию;
• задать несколько базовых вопросов для первичной квалификации;
• передать полученную информацию рекрутеру.

Такой сценарий позволяет кандидатам быстро получить нужную информацию, а HR-команде не пропускать обращения соискателей.

Пример диалога

— Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, какой график работы на вакансии оператора?

— Здравствуйте! На этой позиции предусмотрен график 5/2 с 9:00 до 18:00.

— Понятно. А требуется ли опыт работы?

— Для этой вакансии желателен опыт работы с клиентами, но мы также рассматриваем кандидатов без опыта и проводим обучение.

— Я хотел бы откликнуться.

— Хорошо. Подскажите, пожалуйста, как вас зовут и есть ли у вас опыт работы с клиентами?

— Меня зовут Амир, опыт есть около года.

— Спасибо. Я передам вашу информацию HR-специалисту, и он свяжется с вами.

Приглашение кандидатов на собеседование и запись на встречу

После первичного отбора кандидатов HR-специалистам необходимо связаться с подходящими соискателями и пригласить их на следующий этап – собеседование. В этот момент важно не только сообщить кандидату о решении компании, но и согласовать удобное время встречи.

Когда вакансий много, рекрутерам приходится тратить много времени на такие звонки: нужно по очереди связываться с кандидатами, предлагать свободные слоты, фиксировать выбранное время и вносить данные в систему.

Голосовой ИИ-робот может автоматизировать этот этап. После того как HR-специалист отмечает подходящих кандидатов, робот связывается с ними и предлагает варианты времени для собеседования. Кандидат выбирает удобный слот, а система автоматически фиксирует запись и передаёт информацию в систему компании.

Такой подход помогает быстрее организовать встречи и снижает нагрузку на эйчаров.

Пример диалога

— Добрый день! Это компания «Ромашка». Мы рассмотрели ваш отклик на вакансию администратора и хотели бы пригласить вас на собеседование.

— Хорошо.

— Подскажите, пожалуйста, вам удобнее прийти завтра в 11:00 или в четверг в 16:00?

— Давайте в четверг.

— Отлично, я записал вас на собеседование в четверг в 16:00. За день до встречи мы дополнительно напомним вам о собеседовании.

— Хорошо, спасибо.

Напоминания о собеседованиях

Даже после того, как кандидат подтвердил участие в собеседовании, существует риск, что он забудет о встрече или не сможет прийти в назначенное время. 

Чтобы снизить вероятность таких ситуаций, компании часто автоматизируют напоминания о собеседованиях с помощью голосового AI-помощника.

Голосовой ИИ-робот может автоматически связываться с кандидатами за день или за несколько часов до встречи. Во время разговора он напоминает о назначенном собеседовании и уточняет, готов ли кандидат прийти.

Если соискатель подтверждает участие, информация фиксируется в системе. Если кандидат сообщает, что не сможет прийти, HR-специалист может заранее скорректировать график встреч.

Пример диалога

— Здравствуйте! Напоминаю, что завтра в 15:00 у вас запланировано собеседование в компании «Ромашка» на вакансию менеджера. Подтвердите, пожалуйста, сможете ли вы прийти?

— Да, смогу.

— Отлично. Будем ждать вас завтра в 15:00. Хорошего дня!

— Спасибо.

Итак, использование голосового ИИ-робота позволяет автоматизировать ключевые этапы взаимодействия с кандидатами:

• исходящие звонки для первичной квалификации и отбора соискателей;
• обработку входящих звонков;
• приглашения на собеседование и согласование времени встреч;
• напоминания о собеседованиях и подтверждение участия кандидатов.

Благодаря такой автоматизации HR-специалисты экономят значительное количество времени, сокращают рутинную нагрузку и могут сосредоточиться на более сложных задачах: точной оценке кандидатов, проведении интервью и стратегическом развитии процессов подбора персонала.

Далее обсудим реальные кейсы применения голосовых ИИ-роботов в сфере HR, чтобы увидеть, как они работают и какой эффект дают компаниям.

Кейс 1 – Таксопарк ООО “Авто”

Ниша / компания: таксопарк ООО “Авто” (изменено из-за NDA).

Задача: привлечь водителей на работу.

Сценарий работы голосового ИИ-робота:

В базу данных голосового ИИ-робота была загружена информация об условиях работы в компании ООО “Авто”, а также база контактов потенциальных сотрудников. 

Робот автоматически связывался с кандидатами и предлагал им начать сотрудничество с компанией на выгодных условиях. 

Все ответы заинтересованных соискателей передавались менеджерам ООО “Авто” для дальнейшей обработки.

Результат в цифрах: 

• Время обзвона: 1 час
• Количество контактов: 1948
• Конверсия: 4%
• Количество заинтересованных водителей: 73

Голосовой ИИ-робот позволил быстро охватить большую базу потенциальных сотрудников и оперативно отобрать заинтересованных водителей.

Кейс 2 – Приглашение актёров на кастинг

Ниша / компания: кино.

Задача: привлечь молодых людей на онлайн-кастинг на главные роли.

Сценарий работы голосового ИИ-робота: 

В сервис Zvonobot была загружена база потенциальных кандидатов.

Голосовой робот автоматически связывался с ними, озвучивал условия участия в онлайн-кастинге и предлагал соединить заинтересовавшихся соискателей с эйчаром проекта. 

Все отклики и данные заинтересованных кандидатов передавались HR-специалисту для дальнейшей обработки.

Результат в цифрах: 

• Размер базы: 1685 человек
• Стоимость рассылки: 3759 тг
• Заинтересованных кандидатов: 59
• Кандидаты, пришедшие на кастинг: 18

Автоматизированные звонки помогли быстро проинформировать кандидатов о кастинге и выделить реальных участников, минимизируя нагрузку на HR-специалиста и повышая эффективность отбора.

Почему голосовой ИИ-робот выгоднее операторов и колл-центров

Использование голосового ИИ-робота в HR-процессах позволяет компаниям решать задачи быстрее и эффективнее по сравнению с ручной обработкой откликов HR-специалистами.

Основные преимущества:

Критерий	Оператор	Голосовой ИИ-робот
Работа 24/7	HR-специалисты и колл-центры работают по стандартному графику. Звонки кандидатов в нерабочее время остаются без ответа, а отклики на вакансии могут обрабатываться с задержкой.	Голосовой ИИ-робот доступен круглосуточно. Он обрабатывает все входящие звонки и заявки, оставленные соискателями, сразу после их поступления.
Стабильное качество коммуникации	Люди могут устать, отвлечься или допустить ошибки при обработке большого потока откликов.	Робот ведёт разговор по заранее настроенному сценарию и сохраняет одинаково высокий уровень коммуникации с каждым кандидатом (что с первым, что с тысячным).
Масштабирование без найма	При увеличении количества вакансий или откликов компаниям приходится расширять штат HR-специалистов, что ведёт к росту расходов.	ИИ-робот может обрабатывать тысячи звонков в час без дополнительных затрат на персонал.
Прозрачная аналитика и точные данные	Оператор вручную вносит всю информацию о соискателях, могут быть неточности.	Голосовой робот автоматически фиксирует данные о взаимодействиях с соискателями в системе заказчика, создаёт отчёты и сохраняет записи звонков.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Что такое голосовой ИИ-робот для HR и подбора персонала?

Голосовой ИИ-робот – это система на базе искусственного интеллекта, которая автоматизирует коммуникацию с кандидатами по телефону. 

ИИ-робот может проводить первичный скрининг, принимать входящие обращения, напоминать о собеседованиях и выполнять другие рутинные задачи.

Может ли голосовой ИИ-робот полностью заменить HR-специалиста?

Нет, голосовой робот не заменяет экспертизу HR-специалиста. Он берёт на себя рутинные задачи: массовые звонки, первичный скрининг, напоминания и ответы на стандартные вопросы. 

А HR-специалист в это время сосредоточен на очных интервью, оценке кандидатов и стратегических задачах по улучшению процесса подбора персонала.

В каких сферах чаще всего используют голосовых роботов для подбора персонала?

ИИ-роботы применяются там, где есть массовый найм:

• доставка и логистика;
• розница и e-commerce;
• колл-центры;
• сервисы для найма временного и самозанятого персонала;
• производство и склады;
• сфера услуг и строительство.

Что такое первичный скрининг кандидатов и зачем его автоматизировать?

Первичный скрининг – это проверка базового соответствия кандидата критериям вакансии: опыт работы, навыки, зарплатные ожидания. 

Автоматизация звонков помогает быстро обработать отклики, отсеять неподходящих кандидатов и ускорить закрытие вакансий.

Какие рутинные задачи из сферы HR можно автоматизировать с помощью голосового ИИ-робота?

• Первичный скрининг и опросы;
• Приглашения на собеседования;
• Напоминания о встречах;
• Ответы на типичные вопросы;
• Вежливые отказы;
• Обработка входящих звонков.

Сколько стоит внедрение голосового ИИ-робота для HR?

Стоимость зависит от количества звонков, сценариев и интеграций голосового робота с CRM. 

Для расчёта лучше обратиться к менеджеру сервиса для автоматизации звонков, например, в Zvonobot, чтобы подобрать оптимальный вариант под задачи вашей компании.